Digitale eventplatforme har på få år ændret måden, vi planlægger, afholder og evaluerer arrangementer på. Men teknologien udvikler sig hurtigt, og det, der var det bedste valg for tre år siden, er måske ikke længere det mest effektive. Nye behov, flere deltagertyper og stigende krav til data og integrationer betyder, at det kan være tid til at genoverveje, om jeres nuværende løsning stadig passer til jeres organisation. Her får du en guide til, hvordan du vurderer jeres behov og funktioner – og finder ud af, om det er tid til at skifte platform.

Start med at kortlægge jeres nuværende behov

Før du kigger på nye systemer, er det vigtigt at forstå, hvordan I bruger jeres nuværende platform. Hvilke funktioner benytter I mest? Hvad fungerer godt – og hvor oplever I begrænsninger?

Lav en liste over jeres vigtigste behov:

• Eventtyper: Afholder I primært fysiske, virtuelle eller hybride events?
• Deltagerhåndtering: Hvor mange deltagere har I typisk, og hvordan tilmelder de sig?
• Kommunikation: Skal platformen kunne sende mails, SMS’er eller push-notifikationer?
• Data og rapportering: Hvilke nøgletal har I brug for at kunne trække ud?

Når I har et klart billede af jeres nuværende brug, bliver det lettere at vurdere, om platformen stadig matcher jeres krav – eller om den begrænser jer.

Vurder brugeroplevelsen – både for jer og deltagerne

En eventplatform skal være intuitiv for både arrangører og deltagere. Hvis jeres team bruger unødvendig tid på at finde rundt i systemet, eller hvis deltagerne oplever problemer med tilmelding og adgang, kan det være et tegn på, at platformen ikke længere er optimal.

Overvej:

• Hvor let er det at oprette et nyt event?
• Kan I hurtigt tilpasse design og branding?
• Får deltagerne en gnidningsfri oplevelse – fra invitation til feedback?

Brugeroplevelsen er ofte det første sted, hvor en platform begynder at føles forældet. En moderne løsning skal være fleksibel, mobilvenlig og nem at navigere i.

Tjek integrationer og automatisering

I dag forventes det, at en eventplatform kan tale sammen med andre systemer – CRM, marketing automation, økonomi og analyseværktøjer. Hvis jeres nuværende løsning kræver manuelle processer for at overføre data, kan det være både tidskrævende og risikabelt.

Spørg jer selv:

• Kan platformen integreres med jeres eksisterende systemer?
• Understøtter den automatiske opdateringer af deltagerdata?
• Er der mulighed for API-adgang, så I kan bygge egne integrationer?

Automatisering sparer tid og reducerer fejl – og det kan være en afgørende faktor for, om en platform fortsat er værd at investere i.

Sikkerhed og compliance – et voksende krav

Med stigende fokus på datasikkerhed og GDPR er det vigtigt, at jeres eventplatform håndterer persondata korrekt. Tjek, hvordan leverandøren opbevarer og beskytter data, og om der er klare procedurer for sletning og adgangsstyring.

Spørg ind til:

• Hvor data lagres (EU eller udenfor)?
• Hvordan deltagerdata anonymiseres efter events?
• Om der findes funktioner til samtykkehåndtering?

En platform, der ikke lever op til gældende regler, kan udgøre en risiko – både juridisk og omdømmemæssigt.

Læs også:

Test før festen: Sådan sikrer du, at teknikken spiller inden eventet

Events

En vellykket fest eller konference kræver, at teknikken spiller fra start til slut. Få praktiske råd til, hvordan du tester udstyr, planlægger backup og samarbejder med teknikere, så du kan fokusere på indholdet – ikke på kabler og knapper.

Bag kulisserne: Sådan sikrer en professionel eventproducent et gnidningsfrit arrangement

Events

Hvad kræver det egentlig at skabe et fejlfrit event? Tag med bag kulisserne og få et indblik i, hvordan en professionel eventproducent planlægger, koordinerer og håndterer alle detaljer, så gæsterne kun oplever magien – ikke maskineriet bag.

Logistik i stor skala – effektiv planlægning af venues med mange rum og zoner

Events

Store venues kræver præcis planlægning og overblik. Læs hvordan du kan skabe effektivt flow, sikre samarbejde og bruge teknologi til at koordinere gæster, personale og udstyr på tværs af rum og områder.

Er jeres eventplatform stadig det rette valg? Sådan vurderer du behov og funktioner

Events

Teknologien bag digitale events udvikler sig hurtigt, og det kan være svært at vide, om jeres nuværende platform stadig er den bedste løsning. Denne guide hjælper jer med at vurdere funktioner, integrationer og fremtidige krav, så I kan træffe det rette valg for jeres organisation.

Overvej support og fremtidig udvikling

Selv den bedste platform mister værdi, hvis supporten er utilstrækkelig, eller udviklingen går i stå. Undersøg, hvordan leverandøren arbejder med opdateringer, og om der er en tydelig produktplan.

Tegn på en sund platform:

• Regelmæssige opdateringer og nye funktioner
• Aktiv kundesupport og vidensbase
• Mulighed for feedback og brugerinddragelse

Hvis jeres leverandør ikke længere udvikler platformen aktivt, kan det være et signal om, at det er tid til at se sig om efter alternativer.

Sådan griber I en eventuel udskiftning an

At skifte eventplatform er en større beslutning, men den behøver ikke være uoverskuelig. Start med en behovsanalyse, og lav derefter en kravspecifikation. Indhent demoer fra flere leverandører, og test funktionerne i praksis.

Involver både eventteamet, IT og kommunikation i processen – de ser forskellige sider af behovet. Og husk at tænke langsigtet: vælg en løsning, der kan vokse med jer, i stedet for blot at løse de aktuelle udfordringer.

En platform skal udvikle sig med jer

En eventplatform er ikke bare et værktøj – det er en del af jeres måde at skabe oplevelser og relationer på. Derfor skal den kunne følge med, når jeres organisation, målgrupper og ambitionsniveau ændrer sig. Hvis I løbende evaluerer jeres behov og tør stille krav til teknologien, sikrer I, at platformen forbliver en støtte – ikke en stopklods – for jeres events.